Warum klassische Unternehmenssuchen weiterhin wichtig sind

7. Januar 2026

Es gibt viele klassische Suchanwendungen, die KI und Chatbots wunderbar ergänzen. In diesem Beitrag geben wir einen kurzen Überblick über Use Cases, in denen Nutzer die Unternehmenssuche und die Arbeit mit klassischen blue Links zu schätzen wissen. Wir stellen insbesondere Use Cases vor, die Claude, Copilot, Open WebUI und andere KI-Tools (noch) nicht zufriedenstellend lösen können.

Finden von verlorengegangenen Dokumenten

Kürzlich unterstützten wir einen Kunden, dessen Kollegen neue Dokumente erstellt hatten, diese aber offenbar sofort verloren gegangen waren. Der First-Level-Support konnte hier nicht weiterhelfen, denn die Dokumente befanden sich weder im Papierkorb von Microsoft 365 noch im Windows-Papierkorb. Wo waren die Dokumente also geblieben und wie kann man sie wieder finden?

Die Lösung ist denkbar einfach: Mithilfe einer Keyword-Suche in der Enterprise Search konnte der Benutzer die Dokumente leicht wiederfinden und ihren Speicherort ermitteln. So konnte auf den Speicherort des Dokuments zugegriffen werden und die Projektstruktur so angepasst werden, dass die verlorenen Dokumente wieder dauerhaft im Projektraum nutzbar waren.

Navigation - Google Maps für Unternehmensapplikationen

Auch wenn KI beeindruckend ist, gestaltet sich die digitale Navigation manchmal doch recht schwierig. Gerade für Kollegen, die parallel in (mehreren) Projekten unterwegs sind, geht viel Zeit verloren. Denn die Nutzer navigieren regelmäßig manuell von A nach B.

Je größer die Organisation ist, desto mehr Anwendungen und Projektbereiche gibt es. Der gängige Ansatz ist jedoch, Applikationen und Projekträume als Lesezeichen zu speichern. Aber tausende von Nutzern ihre Lesezeichen selbst verwalten zu lassen, ist eine enorme Zeitverschwendung.

Statische Schnelllinks oder, noch besser, dynamische Autovervollständigungs-Widgets helfen Nutzern, schnell und einfach zu Projektbereichen oder wichtigen Tools zu gelangen – ohne die Links vorher kennen zu müssen und ohne sie als Lesezeichen speichern zu müssen.

Eine solche Autovervollständigung funktioniert folgendermaßen: Gibt ein Nutzer erste Zeichen, bzw. Wörter in das Suchfeld des Intranets ein, dann werden passende Projektbereiche und Lesezeichen per Suche angezeigt. Entspricht dies den Suchanfragen, kann der Nutzer auf den entsprechenden Link im Dropdown-Menü klicken. Andernfalls gelangt er durch Drücken der Eingabetaste zur Unternehmenssuche.

Schulung und Einarbeitung

Unserer Meinung nach ist es nicht nur wichtig, KI-Antworten zu erhalten. Für die Projektarbeit ist es von größter Bedeutung zu verstehen, welches Wissen und welche Materialien vorhanden sind und wo sie sich befinden. Hier ist eine Zusammenfassung nicht optimal.

Zum Beispiel gibt es bei komplexen Projekten, die bspw. länger als einige Monate, gar Jahre dauern, so viel wichtiges Material, dass neue Mitarbeiter mehr als nur die Ordnerstruktur als Einstieg benötigen. Eine intelligente Suche hilft neuen Mitarbeitern und Projektmitarbeitern, sich schnell einzuarbeiten. Wissen lässt sich finden, und mit einer guten Suchoberfläche verstehen die Nutzer direkt, welches Wissen existiert und woher es kommt.

Recherche

KI bietet hervorragende Wissensübersichten, und bspw. Copilot ist besonders stark wenn es um internes Wissen geht. Viele Wissensarbeiter greifen jedoch weiterhin gerne auf die ursprünglichen Informationen zurück. Sie versuchen, internes von externem Wissen zu trennen, ein eigenes Verständnis zu entwickeln und eigene Zusammenfassungen und Dokumente zu erstellen. Hier sind sowohl die klassische Unternehmenssuche als auch die Websuche sehr hilfreich, da Kontexte visuell viel klarer dargestellt werden und die relevanten Dokumente leichter zugänglich sind.

Wissen durchsuchen, verstehen und hinterfragen

Viele Wissensarbeiter verlassen sich nach wie vor nicht nur auf KI, um Dokumente zusammenzufassen und Antworten zu generieren. Sie möchten die Originalinformationen selbst einsehen. Obwohl KI Applikationen uns dieses Verhalten aberziehen, gibt es weiterhin eine große Nutzergruppe, die Dokumente selbstständig analysiert und darüber eigenes Erkenntnisse aufbaut. Eine klassische Suche mit blue Links unterstützt dieses Verhalten ganz wunderbar.

Warum die RheinInsights Retrieval Suite nutzen?

Die RheinInsights Retrieval Suite bietet eine eigene Suchoberfläche für die Enterprise Search und ist zudem vollständig kompatibel mit anderen Technologien wie der Squirro Insight Engine mit ihrer besonders leistungsstarken Suchoberfläche, Microsoft Search und weiteren Technologien. Damit werden moderne KI und auch die hier skizzierten Use Cases leicht umsetzbar.