6. Oktober 2025

Ein häufiger Anwendungsfall für viele Vertriebsorganisationen ist die Vorbereitung von RfP-Antworten (Request for Proposal). Dies ist eine zeitaufwändige Aufgabe, bei der viele kleine Fragen beantwortet werden müssen. Bei spezialisierten Anbietern wiederholen sich Fragen und Antworten jedoch im Laufe der Zeit mit leichten Abweichungen. Wie können Sie den Antwortprozess mit unserer RheinInsights Retrieval Suite einfach automatisieren?

System-Architektur

Wir gehen davon aus, dass Angebote als Antworten auf Ausschreibungen in der Vergangenheit in einem IT-System versioniert wurden, beispielsweise in Google Drive oder SharePoint. Mit unserer Retrieval Suite können Sie diese Dokumente problemlos in einer (Vektor-)Suchmaschine wie OpenSearch, Apache Solr oder ähnlichen indexieren.

Sobald eine neue Ausschreibung eingeht, wird der entsprechende Fragebogen von einer Workflow-Engine oder einem Skript analysiert. Der Workflow sendet einzelne Post-Requests an die REST-Endpunkte der Retrieval Suite und schreibt die generierten Antworten zurück in den Fragebogen.

Beispiel: SharePoint mit PowerAutomate Flow

Die einfachste Möglichkeit, die Analyse- und Rückschreibfunktion zu implementieren, ist PowerAutomate Flow.

Der Workflow ist an eine bestimmte Dokumentbibliothek in SharePoint Online gebunden. Wird er manuell für eine Excel-Datei ausgelöst, durchsucht er die enthaltenen Tabellen nach der Spalte „Frage“. Die Tabelle muss außerdem die Spalte „Antwort“ enthalten, in die die Antwort zurückgeschrieben wird. Anschließend wird jeder fragliche Wert zeilenweise zur Beantwortung an die RheinInsights Retrieval Suite gesendet. Die JSON-Antwort wird analysiert und in Excel zurückgeschrieben.

Der gesamte Workflow sieht wie folgt aus:

Die Schritte sind die folgenden.

Trigger

Dies löst den Workflow aus, d. h. es handelt sich um eine manuelle Aktion, die mit einer bestimmten Dokumentbibliothek in SharePoint Online verknüpft ist. Innerhalb der Bibliothek kann der Flow dann manuell ausgelöst werden.

Get Tables

In diesem Schritt werden die Tabellen in der angegebenen Excel-Datei aufgelistet. Eine Tabelle besteht nicht aus Rohdaten, sondern muss formatiert sein.

Durchlaufen der Tabellen in der Excel-Datei

Get tables erzeugt ein Array und Sie müssen die einzelnen Tabellen wie folgt durchlaufen.

Durchlaufen der Zeilen

Zuerst holen Sie die Zeilen.

Dann iterieren Sie über jede Zeile und führen für jede eine weitere aus.

Entscheiden Sie, ob Sie den Retrieval Suite-Endpunkt abfragen möchten oder nicht

Wenn in der Spalte „Frage“ kein Inhalt vorhanden ist, können Sie weitere Aktionen in dieser Zeile überspringen.

Anschließend senden Sie wie folgt eine einfache HTTP-POST-Anfrage an die Retrieval Suite.

Die JSON-Eingabe sieht wie folgt aus

{
      "query": "@{items('For_each_row')['Frage']}",
      "start": 0,
      "resultListId": 4,
      "activeFilters": [],
      "verticalId": 0
}

Parsen der RheinInsights Retrieval Suite Antwort

Die Antwort muss anschließend analysiert werden. Das Schema kann anhand einer Beispielantwort generiert werden.

Zurückschreiben nach Excel

Leider muss vor dem Zurückschreiben von Werten nach Excel ein JSON erstellt werden, welches aus Schlüssel und Werten besteht. Dabei gibt der Schlüssel „Antwort“ beim Zurückschreiben an, in welche Spalte der Zeile der Wert geschrieben werden soll.

Und dies ist der Rückschreibschritt.

Fazit

Die Kombination eines einfachen PowerAutomate Flows mit unserer RheinInsights Retrieval Suite ist ein leistungsstarkes Tool für Vertriebs- und Geschäftsentwickler. Es vereinfacht die Beantwortung von Ausschreibungen auf Basis früherer Antworten. Die Komponenten sind unsere Enterprise-Search-Konnektoren, eine Vektorsuchmaschine und unsere RAG-Pipelines in Kombination mit PowerAutomate oder einem Skript, das die Fragen abruft und die Antworten zurückgibt.